MBA职场:我知道你英文好但是你真的会写邮件么?

作者:找范文 来源: 日期:2018-2-1 14:08:41 人气:

  讯】几年前有机会去藤校上过写作课,虽然当时很多基础的内容对科班出身的A来说已经很熟悉了,但还是一定程度上改变了我的写作习惯和思维。

  甚至这几年过去,写过大大小小的论文,工作之后写过不少数据分析或者工作报告,每次写到big, this, a lot, good, but这些词的时候,都会条件反射地删掉重新写。

  后来题目为什么改成这个呢?如果题目只是“藤校的英文写作课”,你觉得“哦就是讲讲写作的方法的嘛”,但是我发现写作和英文好坏没特别大的关系,尤其是到了一定水平,大家的表达都挺地道的。

  正好这几天,有个在律所的师兄给我发了一段挺长的英文邮件,说你能帮忙看下这封邮件么?这封邮件是回复给国外的客户的,我们在谈报价,我想表达什么什么意思,但是好像对方总是我们的意思,来来回回发了好几封邮件了,还是没说明白这个事情。

  听到这A还挺惊讶的,师兄在国外也念过书,英语非常好,逻辑性也是我认识的人中非常强的,为什么会遇到这样的问题?更惊讶的是,据说律所有专门负责对外沟通交流的同事,也是没把这事弄清楚。

  看邮件的时候我大概有点数了,问题真的不出在对方的英文水平高低,比如语法、时态、表达是否地道这些基础概念上,而是表达所体现出来的思维还是中式的,所以别说老外蒙圈了,我看了一遍也是一头雾水,如果不是师兄和我解释了半天background,我可能都不明白什么意思。

  其实英文写作,除了小说散文诗歌讲究特定的写作技巧,大部分都非常简单,比八股文还八股文,尤其是职场上涉及到的邮件、报告,更是平铺直叙,大白话白开水一样,讲求效率,衡量的标准是clear and effective。

  Clear指的是表达的信息够清晰,不会产生歧义;Effective是指信息的有效性,给出的都是必要的,不废话,不冗余。达到这样标准的关键在于,写作的时候要有英文的思维方式,也就是人人都会说的“用英语思考”,主要体现在句子顺序,句子之间关系,语言运用这几点上。

  师兄的那封邮件,这几方面都有所表现,A给出了一些,再改完之后就是一个比较清晰的版本了,可以很清楚地明白,律所是要干嘛,报价是怎么计算的,包括哪些服务,下一步对方要干嘛,有什么选择。(以后如果失业了,我就靠这个吃饭好了,此处应有笑中带泪的表情)

  以前英文写作零零散散都有提到过(回复“英语”或“写作”查看相关文章)。不过这篇不会讲怎么样表达某个意思比较地道,因为大家肯定都有很多年的英语基础在,这种问题查查词典就好了。

  今天主要讲邮件中、报告里,怎样表达对方能看得懂。甚至我要分享的知识点你都懂,有的也在用,但是用的时候可能没意识到为什么这样用。没有经过专业训练、以及有意识的刻意,很难写出清晰的邮件,即使凭着感觉写得出清晰的邮件,也说不清为什么好,好在哪里。

  这篇文章不会告诉你怎么一步步给自己的文章做手术,而是给你一把手术刀,教你怎么用手术刀,怎么审视文章背后的逻辑,然后自己就能大刀阔斧改文章了。之前的知识点或许就像一堆散开的拼图块,而搞懂背后的这些大规律,就能够把这些拼图组合起来刷出the whole picture。

  各类英语考试中都有阅读理解,大家肯定知道如何从原文中找信息。如果时间有限的话,读开头结尾,时间再多一点的话,再看每一段的第一句和最后一句。

  所以咧?所以写作时候就需要按照这样的方式写啊。你肯定会说这些我都懂啊。但是关键是很少有人真的做到这一点啊。大部分人在表达“老板我需要招人”的时候,还是会这样写:

  老板你好,今年我这边新上的项目,项目可难了,花费精力和时间远远超出了我们之前的预期。我们有几个人在做开发,有几个人在做测试,工作量和工作小时分配如下表,我们已经完成了项目的30%,但是如果项目想在Q1上线的话,照目前的进度我们可能只能完成70%,所以我希望能多招几个人以完成之前我们设置的target。因为这个项目太blabla重要了,你知道的公司老大谁谁谁也讲了我们今年的战略方向是这个,所以整个资源也都应该往这方面倾斜,您说是不是?

  看上去是不是很正常也很符合我们的阅读习惯?按照事情发展顺序和老板讲了一大堆原因合情合理。老板再不给你招人就好像很没人性一样。

  但是!你如果这样发给一个外籍老板,他内心会很崩溃的。因为如果你把这当做阅读理解来看的话,习惯性地就希望在第一句找到这一段话的主要意思和目的。老板看到这段文字的第一句,第一反应不是耐着性子往下读,而是心想“卧槽,这么重要的项目出事了?!”

  直到读到最后才明白,兜这么一大圈子你就是想要人嘛,想要人你早说嘛,人来就能解决的事情还叫事情吗,我还以为项目完不成呢。这种情况下,对方就会觉得你的英文写作不够好。这就是两种思维带来的差异。

  1. 英文写作最重要的就是,开门见山,结论先行。尤其职场中发给老板的邮件和报告,就算不考虑写作习惯,站在老板的角度想的话,时间有限,也应该把重要的信息放在前面。

  其他信息放后边作为观点支撑和信息补充,如果需要了解更多的话,细读就好了,这点其实就体现了两大标准中的effective。这下你知道,英语思维的话,以上应该按这样的顺序写:

  老板你好,我希望能多招几个人以完成之前我们设置的在Q1上线的target。原因如下:1. 项目花费精力和时间远远超出了我们之前的预期。我们已经完成了项目的30%,照目前的进度我们可能只能完成70%。目前我们有几个人在做开发,有几个人在做测试,工作量和工作小时分配如下表。2. 这个项目太blabla重要了,你知道的公司老大谁谁谁也讲了我们今年的战略方向是这个...

  先不论后边的信息如何组织或者加不加数字分隔,但是直接把结论摆在首句,既符合英文写作的习惯,也符合老板的阅读习惯。时间有限的情况下,看第一句就够了。

  2. 除此之外,注意一段只表达一个主要意思/观点,不要在一个观点没表达充分的时候急于加上新的观点,新的观点应该直接另起一段重新阐述。这和上一点是一脉相承的,也是为了信息的有效性。这样就能在每一段的开头结尾直接get到这段的意思而不会遗漏,也不会觉得所有信息庞杂交织在一起让人不知所云。

  这点也是一说都懂,但是明白不等于能做到,因为实际上这样的表达,是要克服很大的表达惯性的。还是举以上给老板写邮件的例子,如果既想表达要人,又要让老板知道现在的项目进展,至少有一半的人都会这样写:

  老板你好,我希望能多招几个人以完成之前我们设置的在Q1上线的target。原因如下:项目花费精力和时间远远超出了我们之前的预期。我们已经完成了项目的30%。这30%的内容包括项目的框架基础搭建,竞品分析,用户分析等前期准备工作,这些工作在每一个重要时间节点的时候,都已经和各合作方沟通过,之前和您review过,也拿到了市场部法务部财务部的审批。

  照目前的进度我们可能只能完成70%。目前我们有几个人在做开发,有几个人在做测试,工作量和工作小时分配如下表。这个项目太blabla重要了,你知道的公司老大谁谁谁也讲了我们今年的战略方向是这个...

  以上橘色的部分告知项目进展,根据英文的写作习惯,压根就不应该出现在这里,应该另起一段专门介绍,也就是说第一段就只谈要人,第二段只写进展。

  虽然上个例子,形式上分成了两段,貌似还挺清楚的,但是根本没有做到“一段只表达一个意思”的标准,而是把信息割裂开,用形式上的分段了写作时的思维混乱,第一段同时混杂了要人和项目进度两方面内容,信息庞杂,思维混乱。

  中文的写作,很多时候是线性的,就是顺着一条思一直说下去,从A说到B,从B联想到C,层层递进,大家不会觉得理解上有难度,上文提到项目完成30%,顺着说这30%包括哪些内容,觉得非常顺。

  但英文写作中,更多时候讲究的是并行,你先把ABC点列出来,告诉大家,接下来我要分别阐述A、B、C三个方面的内容了,这三个方面往往也是各自的,最好不要你中有我我中有你。

  下图可以表达出这个意思,所以知道了两者区别,你就明白,如果我们用中文的思维带入英文写作中,你的外籍老板就会再次崩溃,你到底要表达什么?因为对方的心理预期和你的不一样啊!

  3. 另外,有些时候如果要分别阐述不同情况的话,把区分的标准写在句首,看起来会更加清晰有逻辑。比如以下两种表达方式,如果是用英文写长句的时候,第二个就更清楚。

  第一种表达完全没有问题,但是实际工作中往往不像的例子这样短一眼就能扫完,有时复杂一点的材料,需要好几行英文才表述清楚。

  工作中,报告、邮件的写作,往往对写作者的逻辑性有更高的要求,需要整合已知的大量碎片信息。加工处理时,我们往往会遵循一定的规则描述事件,比如时间顺序、关系。

  英语写作,其实就是句子之间关系的处理。句子之间的关系,无非就是“、条件、转折、让步、假设、比较、并列、承接”。

  所以在写作中,信息的组合部署,可以遵循以上八种常用的表达句式,让人很快明白一件事情的来龙去脉。例子还是拿之前文章的,涉及几种句式关系:

  因为我们上一个季度和公司的合作比较顺利,(所以)他们打算和我们继续签订下一个季度的合同,不过他们希望在条款上做一些修改。

  另外,在之前的条件基础上,如果我们能做到额外的A,他们将会给我们折扣;如果我们达到B,他们将会在折扣基础上给我们更多的优惠。(这里其实也体现了上文提到的,把区分的标准写在句首这一点。)

  作者和读者的信息量是不对等的,所以写作的时候,应该尽可能地表述完整信息。在帮别人改报告的时候,小A常常发现,有一些关系,直接变成了“果”,找不到“因”,这就会让读者觉得困惑。比如:

  上述例子看上去有点不可思议对吗?但这种例子确实大量存在。因为在上下文中,写出第一种句子是很自然的事情,作者会觉得前文可能已经提到过了,这里你自己能够推测出原因的嘛。

  但实际上,我说过,作者和读者的信息量是不对等的,你知道不代表你的读者知道,老板看到这里,或许能够推测出原因,或许猜测不出原因,甚至猜别的原因:为什么预估不了?是你水平不够吗?是你经验不够吗?因为你信息给的不够准,不是唯一,所以对方会产生理解分歧。

  很多时候中文里我们用的连接词,实际上并不是在讲真正的逻辑,只是用于句子连贯,这种情况下,如果直译成英文,就不太合适。举个不是很极端的例子,and和but:

  中文表达模式中,前后两句话,逻辑上并不是强烈的转折关系,也不是冲突大的叙述;这里的“但是”更多的是强调想了解的语气,起到一种连接的作用。

  但英文写作中,连接词是要体现真实的思维逻辑的,前后既然是接续关系,用and就更加合适,but则用在强烈的冲突或转折中,比如:烤鸭好吃,但烤鸡好难吃。

  这个例子其实不是很极端,因为即使英文用but这么写对方也能明白大思。但一些极端的情况下,连接词乱用,表达出来的意思就会非常混乱。这就是为什么有时候,我们自己看觉得意思很清楚能够理解,但是老外却觉得内容confusing。

  用接续词的时候,需要多考虑一下,你确定用得没问题吗?小A是常常写了一长封邮件,又掉头回去把连接词改的改删的删。

  写邮件、报告时,语言运用要尽量简洁准确,用尽可能少的语言表达清晰,信息不重复不冗余,细化具化,必要的时候辅以数字。

  中文里为了加强语气会有大量的修饰语。英文中,一些词本身如果已经包含了这个意思的话,修饰语则不必重复,加上则画蛇添足,显得冗余,比如老板说,今年行情不错嘛,我们明年的目标是,翻10倍!你和同事抱怨说:真是不切实际的幻想啊!

  英语中,在表意已经清楚的情况下,无需重复,illusion本身就已经有“不切实际”的意思了,所以不必再加上impractical。同样,比如有同事私下,某个已婚的同事有婚外情,直接说has afirs就好,不必再加上outside his own marriage, 因为afir本身就已有这个意思,无须赘述。英文中有很多类似的词语,检查的时候也要注意下这方面。

  回到开头提到的,虽然这么多年过去了,但写作时候遇到一些词,小A还是会条件反射返回去删掉换成别的词,和当时上的写作课分不开。

  当时胖胖的写作老师,不允许我们在文中用“big, this, a lot, good”类似的词,每篇文章写完之后,都要用word查找功能把这几个词给搜一遍,全部用其他词替换掉,替换的方式就是要细化、具化。比如this指什么,写出来,this shows that,什么情况表现了什么,写出来。

  刚开始当然是很痛苦的,而且当然也怀疑过这样的有效性,毕竟一篇8页的文章里不出现一个this基本是不可能的。但这种看似有点矫枉过正的方法,确实能够让大脑形成一种条件反射,以至于每写出一个这样的词的时候就一下自己,是否能够有更好更精准的表达,久而久之,就形成了这种更加细化具化的表达思维。

  在职场中写英文邮件、报告,除了以上,还需要尽可能地用数字表达。huge, extremely, a lot, significant, 这些量化的词如果单独使用,看起来会非常可疑,不具有力,直接换成对应的数字,30%, 50%, 量化程度。这一点每一个职场人士应该都有最基本的sense。

  这一部分和写作技巧关系不是很大,太细不太好归入以上几大类中。一些是A自己的总结,一些是better not的,但也不是说完全就不能用。

  遵循重要的放前边说这个规则,把这点放在第一条。这条其实是在写邮件和写报告中,动手之前需要思考的第一个问题。

  不同的读者,背景知识不一样,决定了文章中部署信息的多少。不同的目的,决定了你如何去写。比如直属老板对项目的细节了解程度肯定要超过大老板,写给大老板的汇报和写给直属老板的汇报就不一样;解释分析某一环节的问题,和常规汇报的内容肯定也不一样。

  虽然英语论文中这一部分要求相对严格,比如开头结尾不能过长,大致是中间主体任意一个段落的二分之一;但职场邮件和报告中,不必太拘泥,篇幅段落看上去视觉比较平衡就好,避免一些极端的情况,比如第一段十行,下一段就一行。

  语法上没有错,甚至有人专门在知乎上用学术论文规范讨论过这个问题,一句两句也难以说清楚原因。传统的看法认为不可以,即No conjunction can start a sentence,但现在这么写的也不在少数,反正这么有争议的事情,A是不会去用的。

  比如Its, Id, Weve。缩略词的话,比如某个项目有简称,出现第一次的时候写全称,出现第二次的话用大写缩略词即可。

  You know, God knows, kick the bucket 这类都不适合出现在正式的书面语中。如果把握不好一些词语的使用范围,多查一查总没错的。

  不是随意在一个地方加句号就叫一个完整的句子了。(这里好想加个哭笑不得的表情)邮件或者报告写完,至少使用拼写检查查一遍拼写错误。

  有人问,我观察过很多文章,发现有的文章并不是那么严谨?包括文章结构,用词,泛泛的词比如你提到的good, a lot,或是句首就用大写的And, But之类的呀?

  当然是这样,不同类型的文章有不同的写法,正式与不正式的文体也会有所区别,我也常常看到纽约时报知名的专栏作家句首就用大写的And。这本来就很正常,每个人都有每个人的写作风格。

  但学的时候,刚开始还是要学general practice一些最基础的规范,练熟了以后才能收放自如地应用,慢慢形成自己的语言风格。就像学口语一样,刚学的时候肯定还是希望学RP或者GA稍微标准化的,时间长了之后才会去模仿自己喜欢的演员口音,没有听说谁上来就要直接学某个口音。

  这篇文章从构思到写完,修修补补花了好几天,翻了不少以前上课的笔记还有教课的课件,也回忆了很多好玩的事情。以上是小A的一些总结,希望能够帮助到你重新审视职场中的英文邮件、报告写作。

  

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